Apesar de ser um dos mais completos serviços de e-mail da atualidade, o Gmail tem ainda muito por explorar e, boa parte dos utilizadores, limita-se a enviar e receber e-mails, sem se aperceber das muitas – e completas – funcionalidades que o serviço disponibiliza.
Algumas o leitor provavelmente ainda não terá ouvido falar nelas, outras estão cá há vários anos mas passam despercebidas, ou porque a empresa não as divulgou devidamente, ou porque estão “escondidas” em menus pouco acessíveis ou, simplesmente, porque os utilizadores não se dão ao trabalho de as explorar devidamente.
Nas linhas que se seguem desvendamos esse mundo novo – e desconhecido (para alguns) – que se esconde em cantos obscuros das páginas do Gmail que abrimos todos os dias.
Editar documentos em Word ou Excel
Normalmente, quando recebemos em anexo do e-mail um documento e queremos trabalhar nele (fazer alterações, mudar o texto, etc), a nossa tendência é, imediatamente, fazer download desse ficheiro e trabalhá-lo a partir do computador. O que o leitor talvez desconheça é que pode fazer todas as alterações que quiser, online e diretamente a partir do Gmail (sem ter de o descarregar).
Só tem de abrir a mensagem de e-mail, clicar no anexo pretendido (no final do e-mail) e, depois, quando ele abrir no visualizador do Google, só tem de clicar numa setinha para baixo que existe no topo da página junto a ‘Abrir com’. No menu que se abre clique em ‘Documentos do Google’ e, a partir daí, pode trabalhar livremente no documento (sendo que é recomendável para ficheiros do Word ou Excel).
O documento vai abrir-se numa página do navegador e, uma vez aí, pode ir fazendo as alterações que entender: mudar o texto, alterar valores, inserir imagens, etc. As alterações vão ficar gravadas no Google Drive (a cloud que, se estiver sincronizada com o computador irá alterar esse documento diretamente na pasta ‘Drive’ do seu PC). No final, pode clicar em ‘Partilhar’ (canto superior direito), depois em ‘Avançado’ (em baixo, à direita) e, finalmente, introduzir o e-mail do destinatário em ‘Convidar pessoas’ (em baixo, ao meio).
Colar um logotipo no Gmail
Mesmo tratando-se de um serviço de e-mail gratuito e, normalmente, de uso pessoal, o Gmail é tão fiável que são muitas as empresas e profissionais que recorrem a ele como principal endereço de e-mail. Como nestas situações é necessário conferir o aspeto mais profissional possível – em especial nos detalhes como a assinatura – o Gmail permite personalizar a sua assinatura, incluindo a opção de colar uma imagem em todos os e-mails enviados pela sua conta.
Para adicionar, por exemplo, o logótipo da sua empresa, no final de cada mensagem, é necessário ir a ‘Definições’ (através do ícone de roda dentada, no canto superior direito), depois descer na página até encontrar ‘Assinatura’ e, por defeito, está marcado o campo ‘Sem assinatura’. Marque a opção que está imediatamente abaixo e, na caixa ao lado, escreva a sua assinatura (inclua os elementos relevantes, como o nome, número de telefone, e-mail e, se tiver, o endereço do seu site (ou site da empresa).
Quanto à imagem, é necessário que ela esteja publicada na Internet e uma das formas mais simples de o fazer é criar um blogue no Blogger (associado à conta de Gmail), só para colocar a sua imagem na Internet. Para isso, num outro separador ou janela do browser vá a www.blogger.com com a sua conta do Google aberta > ‘Blogue Novo’ > escolha o modelo (qualquer um serve) > uma vez criado clique em ‘Mensagem nova’ (no cimo do menu do lado esquerdo) > clique em ‘Inserir imagem’ (ícone de fotografia, no topo da mensagem) > ‘Escolha a imagem’ > deve escolher a imagem que quer usar na assinatura > ‘Adicionar selecionadas’ > e finalize clicando em ‘Publicar’ (canto superior direito).
Daí será levado para a página de gestão de mensagens do Blogger e, aí, deve procurar ‘Mensagem sem título’ (aquela que acabou de publicar) e clicar na opção ‘Visualizar’. Na página que se abre procure a imagem publicada no ponto 5, clique sobre ela com o botão direito do rato e escolha ‘Copiar URL da imagem’. Após publicar a imagem, volte às ‘Definições’ do Gmail e, no campo onde escreveu a sua assinatura, procure o ícone de imagem (na parte de cima do campo, junto ao tipo de letra, tamanho e outras opções.
Clique nesse botão e, na página que se abre, vá ao campo ‘URL da imagem’ e cole o endereço URL copiado no ponto 6. Clique em ‘OK’ e vá até ao fundo da página para clicar em ‘Guardar alterações’. A partir daí, os seus e-mails do Gmail serão enviados com essa imagem na assinatura.
Receber e-mails de outras contas
Outra grande vantagem do Gmail é que não é um serviço fechado, permitindo-lhe trabalhar com contas de correio eletrónico de outros serviços, alguns deles até concorrentes do Gmail (como o Hotmail, por exemplo). Vá a ‘Definições’, clique no separador ‘Contas e importação’ (em cima) e, na página seguinte, encontra a opção ‘Importar correio e contactos’.
Abre-se uma nova janela onde o leitor deve introduzir o endereço da conta – por exemplo, pceinternetpratica@hotmail.com – e clique em ‘Continuar’. O Gmail vai então verificar se é possível importar os emails dessa conta e, no final, terá apenas de inserir a palavra-passe. Em seguida, são-lhe pedidas autorizações, podendo perfeitamente clicar em ‘Sim’, pois é seguro.
Finalmente, é só clicar em ‘Iniciar importação’ e, a partir daí, o Gmail dará início ao processo. Ao fim de algum tempo (pode levar dois dias, se a conta estiver cheia de e-mails), surgirá uma pasta onde vão cair os e-mails da conta que decidiu importar. Se quiser enviar mensagens usando essa nova conta, só terá de voltar a ‘Definições’ > ‘Contas e importação’ e procurar a opção ‘Enviar correio como:’. Em frente deverá estar a indicada como um dos endereços aquele que acaba de importar.
Ativar atalhos de teclado
Quem conhece o Gmail um bocadinho melhor já sabe que existem atalhos de teclado que lhe permitem efetuar todo o tipo de operação, simplesmente combinando duas ou mais teclas. O mais popular de todos eles é ‘C’, que abre automaticamente uma nova mensagem de e-mail, pronta a escrever e enviar.
Mas, além destes, há uma grande variedade de atalhos que o leitor pode usar, mas que é necessário ativar antes, uma vez que não estão a funcionar de origem. Para os “ligar” terá de ir a ‘Definições’ e, depois, dentro do separador ‘Geral’ desça até encontrar a opção ‘Atalhos’. Verifique se, do lado direito, está marcada a opção ‘Atalhos do teclado desligados’ e, nesse caso, deve marcar a opção de baixo: ‘Atalhos do teclado ativados’. Desça até ao final da página e clique em ‘Guardar alterações’.
A partir daí terá ao seu dispor os vários atalhos de teclado existentes, sendo que pode saber quais são voltando a ‘Definições’ > ‘Geral’ > ‘Atalhos’ e, aí, deverá clicar no link ‘Saiba mais’ (a azul). Abre-se uma página com a lista de atalhos (ver ‘Atalhos disponíveis’), onde se destacam comandos como:
tecla “x” – seleciona uma mensagem
tecla “e” – arquiva a mensagem que estiver selecionada
tecla “!” – marca como spam a mensagem que estiver selecionada
tecla “#” – eliminar a mensagem que estiver selecionada
tecla ‘R” – responde à mensagem que estiver a ler (ou selecionada)
tecla ‘F” – reencaminha a mensagem que estiver a ler (ou selecionada)
teclas ‘Shift’ + ‘R” – abre numa nova janela a mensagem que estiver a ler (ou selecionada)
tecla ‘O” – abre a mensagem que estiver selecionada
tecla ‘U” – se estiver a ler uma mensagem, este comando faz o Gmail regressar à lista de mensagens.
Criar marcadores
Receber os e-mails todos na caixa de entrada e deixá-los por lá perdidos é má organização e, muito provavelmente, o leitor irá perder o fio à meada, sem saber onde estão as mensagens quando mais precisar delas. A forma mais eficaz de se organizar é criando marcadores – por exemplo, Família, Trabalho, Férias – às quais vão ficar associadas as diferentes mensagens.
Estes marcadores vão funcionar como pastas, podendo o leitor aceder a elas para procurar mensagens sobre categorias específicas, ficando essas pastas acessíveis no menu do lado direito. Nunca mais vai perder um e-mail na imensidão do Gmail. Para os criar – e geri-los – terá apenas de ir caixa de entrada, descer o ecrã até encontrar à esquerda a opção ‘Mais’ (ou ‘Mais marcadores’) e, no final, ‘Criar novo marcador’.
Na janela que se abre escreva o nome e, no segundo campo, sugerimos que deixe em branco, de modo a criar um marcador novo de raiz. Isto porque se escolher uma das categorias já existentes (por exemplo, ‘Personal’ ou ‘Work’), ela ficará associada a esse marcador e não será independente. Finalize clicando em ‘Criar’ e verá que, no menu do lado esquerdo, surge essa nova categoria.
Ainda na caixa de entrada, do lado esquerdo, encontra a opção ‘Gerir marcadores’, onde o leitor poderá organizar os vários aspetos da nova categoria. E para adicionar uma mensagem a determinado marcador, quando estiver a ler o e-mail, terá apenas de clicar no ícone de marcador (em cima, sensivelmente a meio) e, no meu que surge ‘Mover para’ escolher a pasta/marcador correspondente.
